AKTEN-REGISTRIERUNG

Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch. Danach erstellen wir digitale Fotos von jedem Karton mit den Aktenordner-Beschriftungen. Abschließend sortieren wir die Kartons in unsere Regalanlagen ein. Die Akten-Registrierung läuft i.d.R. wie folgt ab: Wir sortieren Ihre Akten innerhalb der Jahrgänge alphanumerisch entsprechend der Aktenordner-Beschriftungen (z.B. nach Rechnungs-Nummern etc.). Wir vergeben die endgültigen Karton-Nummern. Wir erstellen digitale Fotos von jedem Karton mit den Beschriftungen der Aktenordner, welche in diese Kartons hineingelegt wurden. Die Dateinamen der digitalen Fotos sind identisch mit den endgültigen Karton-Nummern. Die Dateien mit den digitalen Fotos werden u.a. auf externen Festplatten und USB-Sticks gesichert, bzw. auf CDs / DVDs gebrannt. Sie erhalten einen Datenträger (wunschgemäß: USB-Stick oder CD / DVD) mit diesen Dateien (Bilder-Galerie). Im Falle einer Aktenanfrage kann dadurch gezielt auf die gewünschten Unterlagen zugegriffen und die Anfragen schnell beantwortet werden. Wir sortieren die Kartons abschließend in Regalanlagen der AKTENFARM ein. Auf Wunsch kann von dem oben beschriebenen Verfahren der Akten-Registrierung abgewichen werden: Akten von Kartons, welche wunschgemäß von Ihnen befüllt, beschriftet und zusätzlich noch versiegelt wurden, können von uns entsprechend nicht alphanumerisch sortiert werden. Kartons, welche wunschgemäß von Ihnen befüllt und beschriftet wurden, müssen von uns nicht zwingend alphanumerisch sortiert oder digital fotografiert werden. In beiden Konstellationen ist allerdings nachteilig, dass wir im Falle einer Aktenanfrage nicht gezielt auf einzelne Aktenordner zugreifen können (siehe Akten-Zugriff). Falls wunschgemäß dem oben beschriebenen Verfahren der Akten-Registrierung abgewichen werden sollte, stellen wir Ihnen selbstverständlich nur die von uns erbrachten Leistungen in Rechnung.